Beratungsansatz "Fast Track to Excellence®": der schnelle Weg zum besseren strategischen Handeln
05.01.2014
Vor einiger Zeit haben Kommunikations-Berater und Fachredakteure von text-ur ein redaktionelles Teilprojekt bei einem Pharma-Unternehmen umgesetzt – und zwar an der Schnittstelle mit einem anderen Beratungsteam, das Aufgaben der strategischen und operativen Verbesserung in diesem Unternehmen übernommen hatte. In den Phasen der Zusammenarbeit ist uns aufgefallen, wie klar, schnörkellos und effizient das strategisch-beratende Scala-Management-Team vorgegangen ist. Daher habe ich den Top-Berater des Teams, Markus Weiss, gebeten, im text-ur-Fachblog über die von ihm entwickelte Beratungsmethodik „Fast Track to Excellence“ zu berichten. Im ersten Teil geht es um die Beschreibung des (rechtlich geschützten) Beratungsansatzes anhand eines konkreten Fallbeispiels.
PS: Fragen oder Anmerkungen zu „Fast Track to Excellence“ an Top-Berater Markus Oliver Weiss können Sie gerne in die Kommentarbox setzen oder einfach an die unten angegebenen Kontaktdaten senden. Die Beitragsreihe umfasst insgesamt vier Fachbeiträge.
Dr. Christiane Gierke
Beratungsmethodik „Fast Track to Excellence®“ am Praxisbeispiel: Pharma
Teil 1: Ausgangssituation und Grobbeschreibung der Methode "Fast Track to Excellence®"
Lassen Sie mich gleich mit einem Praxisfall aus der Pharmabranche beginnen: Ein international tätiges deutsches Pharmaunternehmen hatte uns vor einigen Jahren damit beauftragt, die Abteilung Regulatory Affairs eines wenige Jahre zuvor erworbenen spezialisierten französischen Pharmaunternehmens kritisch auf den Prüfstand zu stellen. Konkreter Anlass war die zunehmende Unzufriedenheit der internen Kunden (Entwicklungs-, Produktions- und Marktbereiche) bezüglich der Ergebnisqualität und des Service Levels. Auch der in der deutschen Konzernmutter angesiedelte und fachlich übergeordnete Bereich Global Regulatory Affairs bemängelte, dass die Arbeitsabläufe intransparent und die Rollen und Verantwortlichkeiten unklar seien. Da das französische Management nach wie vor disziplinarisch für die Mitarbeiter der Abteilung zuständig war, traten weitere Unstimmigkeiten auf der Führungsebene auf.
Organisatorische Ineffizienz nach Mergers & Acquisitions: ein typisches Ausgangsszenario für „Fast Track to Excellence®“-Beratung
Also: Ein typisches Ausgangsszenario für unseren Beratungsansatz „Fast Track to Excellence®“. Denn die Durchführung eines Fast Track to Excellence®-Projektes ist immer dann sinnvoll, wenn in der Organisation Probleme auftreten, die
- die Performance der Unternehmung spürbar reduzieren (z.B. erkennbar an sinkenden Vertriebsquoten oder ansteigenden Verteil-, Rüst- und Leerzeiten),
- dazu beitragen, dass die Wirtschaftlichkeit der Unternehmung spürbar zurückgeht (insbesondere erkennbar an Gewinneinbrüchen bzw. Verlusten sowie an einem signifikanten Anstieg der Kosten),
- auf einen hohen Komplexitätsgrad der Unternehmung zurückzuführen sind (betrifft z.B. Unternehmen, die international ausgerichtet sind bzw. unterschiedliche Unternehmenskulturen umfassen sowie Unternehmen mit einer Vielzahl von Prozessen, Funktionsbereichen, Rollen und Verantwortlichkeiten),
- kritisch für den Erfolg des Unternehmens sind (z.B. erkennbar an einer rückläufigen Innovationskraft oder Probleme bei der Zulassung von Produkten).
Mit unserem Beratungsansatz Fast Track to Excellence® schaffen wir es innerhalb kürzester Zeit, die wirklich kritischen Problemfelder innerhalb einer Organisation zu identifizieren, praxistaugliche und umsetzbare Lösungsansätze zu entwickeln und ein maßgeschneidertes, auf die Unternehmensziele ausgerichtetes Veränderungsprogramm zu beschreiben und zu initiieren.
Je nach Größe der zu untersuchenden Organisation sowie der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen bzw. Informationsquellen im Kundenumfeld kann Fast Track to Excellence® bereits nach 8 Wochen den gewünschten Veränderungsprozess anstoßen.
Dabei stehen immer zwei Aspekte gleichermaßen im Vordergrund:
1. Individuell zugeschnittene und wertschöpfende Ergebnisse, die in der Praxis auch realisierbar sind
2. Frühzeitige Kommunikation, Einbindung und Mobilisierung der Betroffenen und Beteiligten, damit die Ergebnisse für das Unternehmen gewinnbringend und nachhaltig umgesetzt werden können.
Der Beratungsansatz im Überblick
Ein Fast Track to Excellence®-Projekt besteht aus drei Phasen:
Abbildung 1: Fast Track to Excellence® im Überblick
© by Markus Oliver Weiss, Scala Management Consulting
1. Analysis Scope: Die erste Phase, das so genannte „Analysis Scope“, umfasst das „Onboarding“ des Teams (intern und extern), das Planen und Aufsetzen des Projektes sowie die Erhebung und Auswertung von Informationen mittels Dokumentenanalyse und Interviews mit Mitarbeitern bzw. Stakeholdern (z.B. Kunden, Lieferanten). Weiterhin werden in dieser Phase Informationen zu Kosten und Erlösen gesammelt und somit die Basis für eine Finanzanalyse gelegt. Am Ende der Phase sind die kritischen Punkte und potenziellen Handlungsfelder aus Sicht der Mitarbeiterschaft bzw. der Stakeholder beschrieben und darauf basierend „Arbeitshypothesen“ für die nachfolgende vertiefende Analyse abgeleitet.
2. Focus Analysis: In der zweiten Phase, der „Focus Analysis“, werden die Top 3- bzw.- Top 4-Themen mit Hilfe der zuvor getroffenen Arbeitshypothesen einzeln verprobt und im Detail analysiert. Je nach Themenschwerpunkt und Zielsetzung kommen dabei verschiedene bewährte Tools und Techniken zum Einsatz. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter in dieser Phase aktiv und zielgerichtet in den Analyseprozess eingebunden sind. Damit wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter sich frühzeitig mit den relevanten Themen auseinandersetzen und von Anfang an dabei mitwirken können, Veränderungen voranzutreiben.
Am Ende dieser Phase sind die kritischen Handlungsfelder identifiziert, validiert und ihre Auswirkungen qualitativ und quantitativ bewertet. Um möglichst schnell erste Erfolge ausweisen zu können, wird bereits in dieser Phase ein besonderes Augenmerk auf kurzfristig realisierbare Benefits („Quick Wins“) gelegt.
3. Change Program: In der dritten und letzten Phase („Change Program“) werden die konkreten Lösungsansätze im Soll-Konzept beschrieben, der jeweilige Nutzen qualitativ und quantitativ bewertet (Benefit Case) und für die Handlungsfelder ein Project Design erstellt. Letzteres umfasst neben einer groben Projektplanung auch eine Schätzung des notwendigen Ressourcenbedarfes sowie eine Empfehlung hinsichtlich der notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten.
Bevor das Projekt „offiziell“ startet, wird ein initiales Gespräch mit dem Auftraggeber und dem Sponsor geführt. Darin werden nicht nur die entscheidenden Mitglieder der Projektorganisation festgelegt, sondern auch Parameter für die Verprobung im Rahmen der ersten Phase. … und diese beschreibe ich ausführlich im nächsten Teil dieser Beitragsreihe.
Wenn Sie Fragen an mich haben oder sich für die Beratungsmethodik Fast Track to Excellence® interessieren, bin ich unter weiss@scala-group.de gerne für Sie erreichbar.
Markus Oliver Weiss ist Managing Associate bei der Scala Management Consulting GmbH und seit mehr als 15 Jahren in leitender Funktion im Beratungsgeschäft für Banken, Pharma- und Telekommunikationsunternehmen tätig. Er hat sich während dieser Zeit auf die Beratungsfelder
- Strategieentwicklung und -umsetzung,
- Business Process Reengineering/Geschäftsprozessmanagement,
- Produktmanagement und -entwicklung,
- Financial Controlling und
- Projekt Management
spezialisiert.
Außerdem hat er den
Beratungsansatz Fast Track to Excellence® entwickelt.
Markus Oliver Weiss
